エアコン在庫・報告書
かんたん使い方ガイド

このアプリの目的

材料の数を、紙やメモではなくスマホで管理するためのアプリです。次の3つが、いちばんの狙いです。

全体の流れ

材料は「入ってくる」「使う」で増えたり減ったりします。アプリは、その記録と計算を自動でやります。

5つの画面

スマホでは、ホームの「仕入・使用・在庫」と「工事報告」「棚卸し・集計」のボタンから入ります。ほかの画面からは、左上の「‹ 在庫管理」でホームに戻れます。パソコンでは左のメニューから切り替えられます。

使い始めの日(最初の在庫の入れ方)

ホームの一番上に、この手順の短い案内の枠「はじめての手順」が出ています。各行を押すと、その画面が開きます。「閉じる」で消えて、右上の歯車(パソコンは左のメニュー)の「はじめての手順を表示」で、また出せます。

はじめに、今ある材料の数と値段を、アプリに入れます。手元のレシートを登録してから、倉庫の実際の数に合わせるのが、いちばん楽です。

1. レシートを登録します。「レシート登録」で、手元のレシートを1枚ずつ撮って「入庫を確定」します。材料の名前・単価・仕入先が入ります。この時点の在庫は、「買った分の合計」です。
2. 倉庫の実際の数を入れます。「棚卸し・集計」→「月末在庫(棚卸し)」で、棚を数えて「実際の数」に入れます。ざっくりで大丈夫です(例: 巻の残りが半分なら 10m)。
3. 「差異を在庫に反映」を押します。在庫が実際の数に合います。ずれは「棚卸し差異」として履歴に残ります。使った分を手で入力して引く必要はありません。始める前に使った分が、現場の材料費に混ざることもありません。
4. レシートが無い材料は、単価を入れます。材料の詳細ページの「品目情報を編集」で、だいたいの単価(税抜)を入れます。入れないと、在庫金額が出ません。
5. 材料ごとに「発注基準値」を決めます。「何mを切ったら発注するか」「何個を切ったら発注するか」です。「在庫」の「発注基準値をまとめて設定」で、全部の材料を一覧で見ながら、まとめて決められます。

使い方

A. 仕入れた材料を登録する(入庫)

1. 「レシート登録」を開き、レシートの写真を撮るか、画像を選びます。
2. 文字の読み取りが始まります(初回だけ、準備に少し時間がかかります)。終わると、購入日・仕入先・材料ごとの数量・単価の下書きが出ます。
3. レシートと見比べて、まちがいがあれば直します。品目がちがっていたら選び直し、読めなかった行は「明細を追加」で足します。
4. 「入庫を確定」を押します。在庫の数と平均単価が更新され、履歴にも残ります。

• レシートの金額が税込か税抜かは、文字から判定します。まちがっていたら「税込・税抜」を切り替えてください。単価は税抜に直して入ります。
• 読み取りは、この端末の中だけで行います。写真は外に送りません。読み取りはまちがうことがあるので、自動では確定しません。必ず確かめてから確定してください。
• きれいに読めるコツ: 明るい場所で、レシートを平らにして、全体がまっすぐ入るように撮ります。影や折れ目が入らないようにします。
• 読み取れなかったときは、「写真なしで手入力する」から、手で入れて確定できます。

B. 現場で使った材料を引く(出庫)

1. 「使用量登録」を開き、使った材料をさがして選びます。
2. 使用量、現場名、工事の種類(新設・交換・修理・洗浄)を入れます。画面に「登録後の残り在庫」と「使用金額の目安」が出ます。
3. 「使用量を登録」を押します。在庫が減ります。在庫より多く使った入力をすると、確認の警告が出ます。

C. 数が合わないとき(在庫の調整)

材料の詳細ページの「在庫を調整」で、増やす・減らすと理由を入れます。調整の記録も履歴に残ります。

D. 新しい材料を登録する(品目の追加)

「在庫」の「品目を追加」から、品名・規格・カテゴリ・保管場所・単位・今ある数・単価・発注基準値を手で入力します。カテゴリと保管場所は、一覧から選ぶか、「＋ 新しく入力する」で自由に追加できます。規格や色が違う材料は、別の品目として登録します。

あとから単価を直すときは、材料の詳細ページの「品目情報を編集」で、単価(税抜)を変えられます。レシートが無い材料の、だいたいの値段を入れるときに使います。在庫の数や履歴は変わりません。レシートを登録すると、平均単価に反映されます。

保管場所は、今は「倉庫」1か所です。車や別の倉庫に分けたくなったら、在庫一覧の「保管場所を管理」で追加できます。

E. 20m巻で買って、mで使う材料

配管・ドレンホースは「1巻 = 20m」、VVFケーブルは「1巻 = 100m」に設定してあります。レシート登録で単位を「巻」にすると、在庫は自動でmに直して増えます(例: ドレンホース1巻 → 20m)。

使用量登録で配管・ドレンホースを選ぶと、標準の4mが最初から入っています。違う長さを使ったときだけ書き換えてください。巻の長さや標準の量は、材料の詳細ページの「品目情報を編集」で変えられます。

お客様向け報告書に載せる会社情報

ホームの右上の歯車(パソコンは左のメニュー)から「会社情報(報告書に載せる)」を開きます。会社名(正式名称)・住所・電話番号・ロゴ・社印を入れて「保存」すると、お客様向けの工事完了報告書(PDF)の上に載ります。

• ロゴと社印は、画像を選ぶだけです。アプリの中で小さくします。社印は、背景が透明なPNGだときれいに重なります。
• 住所・電話・ロゴ・社印は、入れなければ載りません。
• 「デモデータをリセット」をしても、会社情報は消えません。

発注基準値のしくみ

材料ごとに「この数以下になったら発注する」という発注基準値と、「発注するときここまで買い足す」という目標在庫を決めておきます。「在庫」の「発注基準値をまとめて設定」で、全部の材料をまとめて見ながら決められます(数を直して、いちばん下の「保存」を押します)。1つの材料だけ変えたいときは、材料の詳細ページの「発注基準値を設定」からもできます。いつでも変えられます。

棚卸し・年間データ

ホーム(パソコンは左のメニュー)の「棚卸し・集計」に、3つの表示があります。

デモ版の過去11か月分の履歴は、見せるためのサンプルです。過去の月末の金額は、今の平均単価で計算した目安です。

用語のまとめ

状態の見かた 「在庫あり」(ふつう)/ 「残りわずか」(発注基準値以下)/ 「在庫切れ」(0以下)

5分で試すコース

順番に触ると、アプリの流れがひととおり分かります。

1. ホームを見ます。在庫金額と、足りなくなりそうな5品目(要発注)が出ています。
2. レシート登録で、レシートの写真を選びます(手元になければ「サンプルの明細で試す」)。出てきた下書きの数量を少し変えて、「入庫を確定」を押します。
3. 使用量登録で、「ドレンホース」を選び、3m・現場名を入れて登録します。ドレンホースの在庫が3m減ります。
4. 在庫で「要発注のみ」を入れて、足りない材料だけを見ます。
5. 材料を開いて「発注基準値を設定」で数を変えてみます。ホームの要発注の件数が変わります。
6. 棚卸し・集計で、月別まとめと、今月の棚卸し(実際の数を入れて差を見る)を試します。

やり直したいときは、画面の「デモデータをリセット」(スマホでは右上の歯車→「デモデータをリセット」)で、最初の状態に戻せます。

デモ版について

本番版で変わること(予定)

ご意見・ご要望(「この項目がほしい」「この言葉が分かりにくい」など)があれば、お知らせください。